Das digitalisierte Büro bietet viele VorteileDas Ende der Zettelwirtschaft

Ein digitalisiertes Büro ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf Daten. Zudem wird weniger Zeit mit der Ablage und Suche von Papieren verschwendet.

Welche Vorteile bietet das digitale Büro?

Mithilfe von Softwarelösungen werden Dokumente digitalisiert und ein ebensolches Ablagesystem geschaffen, um möglichst medienbruchfrei zu arbeiten. So müssen die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Ablage und Suche nach Dokumenten verschwenden und können Informationen viel schneller bearbeiten und weitergeben. Das spart Kosten und Zeit, und das Personal kann effizienter eingesetzt werden. Zudem haben auf diese Weise mehrere Personen ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Unterlagen, die dann zum Beispiel direkt auf der Baustelle abgerufen werden können.

Was lässt sich digitalisieren?

Mittlerweile fast alle Dokumente und Prozesse. Ein wichtiges Thema ist häufig die Mitarbeiterverwaltung. Papierbasierte Stundenzettel müssen nun nicht mehr zusätzlich abgetippt werden, da sich die Zeiterfassung einfach etwa im Smartphone eintragen lässt, und die Daten dann automatisch im Büro abgerufen werden können. Auch die Buchhaltung profitiert vom digitalen Büro und kann Angebots- und Rechnungserstellung und -bearbeitung, sowie die Verwaltung und Pflege von Kundendaten und Maschinen etc. automatisieren.

Welche Softwarelösungen gibt es?

Je nachdem welchen Bedarf eine Firma hat bieten sich entweder eine Software als Cloud oder als On-Premise Lösung an. Bei einer Cloud Lösung wird die Software über das Internet bereitgestellt und Computer und mobile Endgeräte bilden den Zugang dazu. Vorteil: Man hat von überall (etwa von der Baustelle) Zugriff zu den Anwendungen und es wird kein zusätzlicher IT-Support benötigt. Allerdings ist die Zugänglichkeit von der Internetverbindung abhängig und die Daten sind zwar sicher, aber weniger geschützt als bei einer serverbasierten Lösung. Letztere nennt man On-Premise Lösung. Diese Software wird lokal auf dem Unternehmensserver installiert. Das Risiko gehackt zu werden, ist daher deutlich geringer, da die Daten nicht online abgespeichert werden. Allerdings sind die Investitionen in einen Server relativ hoch, plus Zusatzkosten für die Wartung und Instandhaltung durch eine IT-Firma.

a) Branchensoftware

Sie dient zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Geschäftsprozesse, bestehend aus mehreren Modulen. Diese lassen sind je nach Anforderung des Unternehmens zusammenstellen und in die Module Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Produktionsplanung und Steuerung, Personal und Vertrieb einteilen. Durch die Datenbasis werden alle Bereiche miteinander vernetzt, was die Verwaltung der betrieblichen Ressourcen erleichtert.

b) Kundenmanagement-System

Hierbei handelt es sich um eine Software, die die Kundenbeziehungen, Interaktionen und die damit verbundenen Prozesse abbilden soll. Diese digitale Akte dient der Optimierung der Kunden-, Partner-, und Lieferantenbeziehungen. Im System werden alle relevanten Dokumente und Informationen, wie Emails, Anrufe und Rechnungen gesammelt, die im Zusammenhang mit einem Kunden stehen. Damit hat man auch noch nach zehn Jahren eine organisierte Übersicht über die Projekte, das ewige Suchen in Archiven und Ordnern entfällt und bei einer Betriebsübergabe oder Übernahme, sind alle notwenigen Dokumente strukturiert vorhanden.

c) Dokumenten-Management-System

Damit lassen sich papiergebundene Dokumente durch Scannen digitalisieren, verwalten und archivieren. Durch eine intelligente Texterkennung werden diese in editierbare Dokumente umgewandelt. Im DMS arbeitet man mit einer Versionen- und hierarchischen Ablagestruktur. Das bedeutet, dass das Original immer erhalten bleibt, man aber neue Versionen des Dokuments erschaffen kann. Mithilfe einer intelligenten Suchfunktion lassen sich Dateien in wenigen Augenblicken finden. Mit DMS lassen sich Dokumente revisionssicher, nach den gesetzlichen Vorgaben, archivieren.

Wie und wo fängt man am besten an?

Erstens sollte man das, was man erreichen möchte, so genau wie möglich definieren und ausformulieren. Wie zum Beispiel eine bessere Übersicht über Dokumente zu bekommen und somit interne Prozesse zu beschleunigen, das Papierarchiv abzuschaffen und platzsparender zu arbeiten oder Personal zu entlasten. Zweitens sollte man sich über die Ist-Situation klarwerden: Wie werden die Prozesse gestartet, wie werden Dokumente erfasst und bearbeitet, wo werden Dokumente gespeichert etc.. Danach sollte man die Ist-Situation mit der Soll-Situation abgleichen und daraus einen Anforderungskatalog erstellen.