Was drin stehen sollte und was nichtAbwesenheitsnotiz
06.12.2017
Auf die richtigen Formulierungen kommt es an
Kennen Sie das? Sie verschicken eine E-Mail, erhalten Sekunden später die Abwesenheitsnotiz des Empfängers und sind danach genauso klug wie vorher - weil entscheidende Informationen wie die Kontaktdaten seines Vertreters oder der geplante Rückkehrtermin ins Büro darin nicht genannt werden.
Oder die automatisiert verschickte Antwort des Empfängers liest sich dermaßen unfreundlich, dass Sie am liebsten gleich jemand anderes kontaktieren würden. Solche Fehler sollten Sie vor dem Start in den Urlaub vermeiden!
Was in der Abwesenheitsnotiz stehen sollte
Grundsätzlich gilt: Ihre Abwesenheitsnotiz wird vom Empfänger genauso gelesen wie Ihre sonstigen geschäftlichen E-Mails und sollte daher genauso höflich und professionell klingen.
Begrüßen Sie den Empfänger daher mit einem freundlichen "Guten Tag" oder einer ähnlichen Formulierung und bedanken Sie sich für seine Anfrage.
Teilen Sie dem Empfänger mit, wann Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar sein werden bzw. wann Ihr Betrieb wieder geöffnet hat.
Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden, nennen Sie dem Empfänger die Kontaktdaten der entsprechenden Person (Name, Telefon-Nummer, E-Mail-Adresse, ggf. Fax-Nummer).
Erwähnen Sie in Ihrer E-Mail außerdem, ob die Anfrage weitergeleitet wurde (zum Beispiel an Ihre Vertretung) oder ob die Mail bis zu Ihrer Rückkehr unbearbeitet bleibt.
Beenden Sie die Abwesenheitnotiz mit einer passenden Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen" o.ä.) sowie mit Ihrer gewohnten E-Mail-Signatur inklusive aller Kontaktdaten des Betriebs.
Was in der Abwesenheitsnotiz NICHT stehen sollte
So sehr Sie sich auch auf Ihre Bergwanderung in Tirol, Ihren Familienurlaub an der Ostsee oder Ihren Mallorca-Trip mit dem Kegelclub freuen mögen: Verzichten Sie unbedingt auf provokante oder schadenfrohe Urlaubsbekundungen oder sonstige Details zu Ihrem Urlaub.
Ob Sie Ihre Handy-Nummer für dringende Anliegen angeben, sollten Sie sich sehr gut überlegen: Ob das Anliegen dringend ist, entscheidet der Anrufer. Mit der gewünschten Ruhe im Urlaub könnte es also schneller vorbei sein, als Ihnen lieb ist.
Private Abwesenheitsgründe wie eine Krankheit oder ein Kuraufenthalt gehen niemanden etwas an - schon gar nicht Ihre Kunden oder Geschäftspartner. Verschweigen Sie daher in einem solchen Fall die konkrete Begründung Ihrer Abwesenheit. Verzichten Sie außerdem auf Werbung - die könnte Sie teuer zu stehen kommen. Seit 2015 ist sie nach einem BGH-Urteil in Abwesenheitsnotizen verboten.
So könnte Ihre Abwesenheitsnotiz aussehen
Variante 1
Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Momentan befinde ich mich nicht im Büro und habe daher keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder am Arbeitsplatz erreichbar und kümmere mich dann gern um Ihr Anliegen. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meine Kollegin Erika Zimmermann (zimmermann@handwerksbetrieb.de, 0721/1234567).
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Mit freundlichen Grüßen
Zacharias Zimmermann
Handwerksbetrieb Zimmermann
Handwerkerstr. 1
76133 Karlsruhe
www.handwerksbetrieb.de
Variante 2
Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen momentan Betriebsferien und sind daher vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Ab dem TT.MM.JJJJ kümmern wir uns gern um Ihr Anliegen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Mit freundlichen Grüßen
Handwerksbetrieb Zimmermann
Handwerkerstr. 1
76133 Karlsruhe
www.handwerksbetrieb.de
Tipp: Weitere Vorlagen für (fremdsprachige) Abwesenheitsnotizen finden Sie unter anderem bei chip.de oder bei stellenanzeigen.de.
So richten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein
Wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten, hängt von Ihrem Anbieter ab. Hier finden Sie die Anleitungen im Überblick:
Abwesenheitsnotiz bei Outlook einrichten
Abwesenheitsnotiz bei Thunderbird einrichten
Abwesenheitsnotiz bei Google Mail einrichten
Abwesenheitsnotiz bei GMX einrichten
Abwesenheitsnotiz bei web.de einrichten
Abwesenheitsnotiz bei t-online einrichten